Huishoudelijk reglement van de Schaakvereniging De Toren Arnhem

Algemene bepaling

artikel 1

In het Huishoudelijk reglement worden regels gesteld ter nadere uitvoering en toepassing van de Statuten van de SV De Toren Arnhem – eventueel naast andere reglementen – voorwaardenscheppend voor een goed en ordelijk verloop van clubavonden en andere verenigingsactiviteiten.

Accommodatie

artikel 2

Het bestuur zorgt voor een accommodatie in Arnhem-Zuid waar de vereniging haar schaakactiviteiten rustig en ongestoord kan uitvoeren. Deze accommodatie zal tenminste over een aparte zaal voor de schakers dienen te beschikken.

Clubavond

artikel 3

Iedere maandag wordt een clubavond gehouden. Indien een algemeen erkende feest- of herdenkingsdag op een maandag valt, wordt in beginsel geen clubavond gehouden. Tijdens vakantieperiodes en indien door onvoorziene omstandigheden tijdelijk geen accommodatie beschikbaar is, kan het bestuur bepalen, dat gedurende een vast te stellen periode geen clubavonden plaatsvinden.

artikel 4

De tijdens deze clubavonden te spelen interne competitie en bekercompetitie worden gespeeld volgens het door de algemene vergadering vastgestelde wedstrijdreglement.

artikel 5

Tijdens schaakwedstrijden wordt door iedereen de nodige orde en stilte betracht. De tot de spelers ter beschikking staande schaakspellen en schaakklokken zijn eigendom van de SV De Toren. Bij verlies of beschadiging wordt de schade op de veroorzaker daarvan verhaald. De penningmeester bepaalt de hoogte van de te verhalen schade.

artikel 6

Tijdens verenigingsactiviteiten mag in de daarvoor ter beschikking staande zalen niet gerookt worden.

Bestuur

artikel 7

Het bestuur bestaat uit minimaal drie meerderjarige personen. De tussen de bestuursleden te verdelen functies bestaan uit: voorzitter, secretaris, penningmeester.

Het bestuur benoemt de extern wedstrijdleider, en de intern wedstrijdleider en draagt deze functionarissen ter goedkeuring aan de ALV voor.

Het bestuur is bevoegd indien het ten goede komt van de SV De Toren meerdere functies in het leven roepen, welke eventueel ook door andere leden of niet-leden uitgeoefend kunnen worden.

artikel 8

Bestuursleden worden voor een bepaalde periode benoemd. Na die periode treden zij af, maar zijn terstond herkiesbaar. Om de continuïteit binnen het bestuur zo veel mogelijk te waarborgen, wordt door het bestuur een rooster van aftreden gehanteerd, waarbij rekening wordt gehouden dat de voorzitter en de secretaris niet gelijktijdig aftredend zijn. In een tussentijdse vacature voorziet het bestuur; het nieuwe bestuurslid neemt de plaats van zijn voorganger in. Bedoeld rooster wordt door de secretaris bijgehouden. Indien het aantal door de algemene vergadering benoemde bestuursleden minder dan drie is geworden, is het bestuur verplicht zo spoedig mogelijk een algemene vergadering bijeen te roepen om in de vacatures te voorzien.

artikel 8 a

De jaren waarin een bestuurder aftreedt zijn als volgt vastgesteld.

  • Secretaris in elk eerste   jaar na 2018 (volgende periode is 3 jaar )
  • Penningmeester in elk tweede jaar na 2018 ( volgende periode is 3 jaar )
  • Voorzitter in elk derde jaar na 2018     ( volgende periode is 3 jaar )

artikel 9

Het bestuur draagt zorg voor een goed beheer over aan de vereniging toebehorende goederen.

Lidmaatschap

artikel 10

Aanmelding geschiedt schriftelijk bij de secretaris van de vereniging. De secretaris geeft dit door aan de Ledenadministrateur die zorgt ervoor dat een lid ook wordt ingeschreven bij de Schaakbond Midden Nederland. Een lid is verplicht wijziging in de verstrekte gegevens zo spoedig mogelijk door te geven aan de secretaris.

artikel 11

Opzegging van het lidmaatschap kan slechts geschieden tegen het eind van het verenigingsjaar (dat loopt van 1 september tot en met 31 augustus) met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken. De opzegging geschiedt schriftelijk bij de secretaris van de vereniging. De contributie blijft evenwel verschuldigd tot het eind van het verenigingsjaar, tenzij het bestuur op een daartoe ingediend verzoek anders beslist.

Artikel 12

Een voorstel tot het verlenen van het erelidmaatschap van de vereniging, kan zowel door het bestuur als door één of meer leden woerden gedaan.

Contributie

artikel 13

De contributie wordt bij vooruitbetaling voldaan door storting van het verschuldigde bedrag op de daarvoor bestemde en door de penningmeester kenbaar gemaakte bankrekening van de SV De Toren In overleg met de penningmeester kan – naar keuze – maandelijks, per kwartaal, per half jaar of per jaar betaald worden. Bij de vaststelling van de hoogte van de contributie wordt onderscheid gemaakt tussen seniorleden (20 jaar of ouder) en  jeugdleden (jonger dan 20 jaar).

De leeftijd op 1 januari is bepalend voor de hoogte van de contributie van dat jaar. Dubbelleden krijgen korting. Ereleden zijn vrijgesteld van contributiebetaling.

Algemene vergadering

artikel 14

Aan het begin van ieder verenigingsjaar wordt – vóór 1 november – een algemene vergadering gehouden.

artikel 15

Buitengewone algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls als het bestuur of een zodanig aantal leden dat minimaal over tien procent van het mogelijk door de leden uit te brengen gedeelte van de stemmen beschikt, dit nodig acht.

artikel 16

Alle leden hebben toegang tot de algemene vergadering. Het bestuur of een meerderheid van de algemene vergadering kan toestaan dat ook derden de vergadering geheel of gedeeltelijk bijwonen. Geschorste leden hebben evenwel geen toegang, tenzij de Statuten anders bepalen.

artikel 17

Het bestuur is belast met het bijeenroepen van de algemene vergadering. Zij doet dit tijdig, maar uiterlijk zeven dagen voor de vergadering, middels de mail of door een andere schriftelijke kennisgeving aan alle leden, onder gelijktijdige vermelding van de agenda en eventueel daarbij behorende bescheiden.

Is het bestuur weigerachtig of nalatig hierin dan kunnen de leden een algemene vergadering bijeenroepen overeenkomstig de bepalingen van de Statuten.

artikel 18

Besluiten worden genomen met een meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Stemmen bij volmacht is alleen mogelijk bij een schriftelijke volmacht toestemming. In geval van besluiten over personen is overeenkomstig de bepalingen van de Statuten een tweede stemming noodzakelijk als geen meerderheid behaald is.

artikel 19

Ieder lid van SV De Toren mag slechts één stem uitbrengen.

artikel 19 a

1.Behoudens de door het bestuur kandidaat gestelde bestuursleden kunnen ook vanuit de leden bestuursleden als kandidaat worden gesteld. Laatstbedoelde kandidaatstelling dient door tenminste drie leden te worden ondersteund. Een dergelijke steunverklaring dient voorzien van namen en handtekeningen van die leden uiterlijk 3 dagen voor de Algemene Vergadering bij de secretaris te worden ingeleverd.

2.Indien er meer bestuur kandidaten zijn dan er bestuursfuncties vrijkomen, wordt schriftelijk gestemd door middel van stembiljetten. Op de stembiljetten staan de namen van alle bestuurskandidaten. Gestemd wordt door het aankruisen van het exacte aantal namen dat nodig is om de vacante bestuursfuncties te kunnen vervullen.

3.Stembiljetten waar te weinig of te veel namen zijn aangekruist, of waarop wijzigingen zijn aangebracht zijn ongeldig.

4.Het bestuur stelt vóór de verkiezingen een stemcommissie in, bestaande uit twee van de aanwezige leden van de Algemene Vergadering. In die stemcommissie kunnen geen

(kandidaat-)bestuursleden zitting nemen. De stemcommissie deelt de stembiljetten uit en neemt ze in ontvangst.

5.De stemcommissie telt de stemmen en deelt de uitslag meteen mee aan de Algemene Vergadering.

6.Als bestuurslid wordt vervolgens benoemd de kandidaat met de meeste stemmen, en vervolgens de kandidaat met de op één na meeste stemmen, en daarna de volgende zo lang dit nodig is gelet op het aantal benodigde bestuursleden.

Commissies

artikel 20

Het bestuur is bevoegd één of meer commissies in te stellen ter uitvoering van door haar bepaalde taken. In een commissie kunnen ook niet-leden zitting nemen, zij het dat minimaal één lid van de commissie lid van de vereniging is. Een commissie fungeert onder verantwoordelijkheid van het bestuur, tenzij door de algemene vergadering aan de commissie beslissingsbevoegdheid is toegekend ten aanzien van nader te omschrijven taken.

Clubnieuws

artikel 21

Het clubnieuws wordt minimaal 1 x per maand doorgemaild naar de leden,

Ook wordt er regelmatig clubnieuws en bijzonderheden op de website geplaats.

Het bestuur bepaalt in overleg met de webmaster de frequentie van verschijning.

Slotbepalingen

artikel 22

In geval van geschillen over de interpretatie van de bepalingen in dit reglement beslist een lid van het bestuur na minimaal één ander bestuurslid daarover geraadpleegd te hebben. Van deze beslissing staat beroep open bij het bestuur. Het bestuur behandelt een beroep tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering of zoveel eerder als mogelijk of noodzakelijk is, doch uiterlijk binnen een maand nadat het beroep is ingesteld.

artikel 23

Wijzigingen in dit reglement kunnen slechts worden aangebracht door de algemene vergadering met een meerderheid van stemmen, tenzij de Statuten anders bepalen.

artikel 24

Dit reglement treedt direct in werking nadat de algemene vergadering dit met een meerderheid van stemmen heeft goedgekeurd.

Aldus vastgesteld te Arnhem tijdens de algemene vergadering gehouden op 3 september 2018

  1. J. Schonis                                                              R. Vastenhout

(voorzitter)                                                                (secretaris)